Von der Normanforderung zum Nachweis: Warum digitale Richtlinienstrukturen die Zukunft der Akkreditierung sind

Akkreditierungsverfahren verändern sich. Oder anders: Akkreditierungsverfahren müssen sich verändern!
Nicht in ihrer Strenge – sondern in ihrer Erwartung an Struktur, Transparenz und digitale Nachvollziehbarkeit. Sind digitale Richtlinienstrukturen die Antwort?

Was früher mit Ordnern, PDFs und Erfahrung „irgendwie funktioniert hat“, stößt heute an klare Grenzen – spätestens dann, wenn Begutachtende schnell, vollständig und strukturiert Nachweise sehen wollen. Aber auch innerhalb Ihres Unternehmens haben Sie bestimmt schon festgestellt: Die Abbildung Ihrer Dokumentation in Ihrem Filesystem stößt an seine Grenzen. Ordnerstrukturen werden intransparent, kaum mehr zu handhaben und es gibt unzählige redundante Dokumente. Wir kommen aber nicht weg, von unseren geliebten Strukturen.

Warum Ordnerdenken an seine Grenzen stößt

Der Grund dafür ist, dass wir heute – historisch gut geprägt – immer noch in „Ordnern“ denken, weil wir es so gewohnt sind. Wir haben früher in den Schrank geschaut und auf dem Rücken der Ordner war das Thema vermerkt, um das es in dem Ordner geht. „Zugriffsrechte“ wurden über die Schlüsselvergabe zum Schrank geregelt. Wenn man schon mal dran war am Schrank, hat man sich auch noch die ein oder andere Kopie eines wichtigen Dokumentes für den eigenen Schreibtisch gemacht.

Mit dem Computer und modernen Betriebssystemen wurde ein 1:1 Abbild dieser verstaubten Welt erschaffen, die bis heute erhalten ist und zu allerlei Effizienzeinbußen führt.

Wen wunderts, dass die Dokumente, die im Akkreditierungsverfahren von der nationalen Akkreditierungsstelle eingefordert werden, in klaren Ordnerstrukturen eingefordert werden. Um eine standardisierbare Logik zu etablieren, wird in „Dokumenten“ und „Ordnern“ gemessen. Es führt allerdings dazu, dass alle so bleibt wie es ist.

Suchmaschinen und KI-Systeme denken nicht in Ordnern – sie führen den Konsumenten über Suchlogiken auf Basis von Stichworten – heute ganzen „Prompts“ – ans Ziel und verortet Informationen kontextbezogen. Man gibt ein Thema vor und nähert sich dann Stück für Stück den Antworten.

Davon ist ein heutiger „Begutachtungsprozess“ in einem Akkreditierungsverfahren weit entfernt. Warum? Weil nur das gelenkte „Dokument“ als unumstößlicher Informationsträger zum revisionssicheren Nachweis dient.

Ein Perspektivwechsel ist notwendig:

Machen wir uns frei von der Frage, wo ein Dokument liegt – und stellen die Frage, welche Normanforderung erfüllt wird. Dabei helfen digitale Richtlinienstrukturen.

Normen sind der Bewertungsmaßstab – nicht die Dokumente

Im Zentrum jeder Begutachtung steht immer die Norm:

• ISO/IEC 17025
• ISO 15189
• ISO/IEC 27001
• weitere sektorale Regelwerke

Die Norm ist der Konformitätsbewertungsgegenstand.
Dokumente sind nur Mittel zum Zweck, den Nachweis zu führen. Nicht das Dokument an sich, sondern die darin enthaltene Information muss gelenkt, geprüft, freigegeben und gültig sein.

Begutachtende denken nicht in Ordnern oder Dateinamen, sondern in Fragen wie:

„Wie ist Normpunkt 7.11.2 umgesetzt – und wo ist das belegt?“

Die Logik der Begutachtung: Normpunkt → Referenzdokumente

Diese Denkweise ist nicht theoretisch, sondern formal festgeschrieben – z. B. in den
Teilbegutachtungsberichten / Checklisten der DAkkS.

Dort wird für jede einzelne Normanforderung explizit gefordert:

• Zuständigkeit
• Bewertung
• Referenzdokumente zur Umsetzung

Genau diese Logik bildet AUDITTRAILS in digitalen Richtlinienstrukturen nach. Doch geht es primär nicht um das „Dokument“ sondern in erster Linie um die „Information“. Mit Hilfe des AUDITTRAILS Managementsystemframeworks sind Sie primär in der Lage „Information digital zu dokumentieren“ – so dass Informationen perspektivisch auch automatisiert ausgewertet und weiterverarbeitet werden können (z. B. durch Assistenz- oder KI-Systeme). Spätestens hier wird aber wichtig: Der KONTEXT der Information muss gewahrt bleiben (z.B. „Wie ist Normpunkt 7.11.2 umgesetzt“).

Das man aus eine Information mit Kontext wieder ein Dokument machen kann, wenn es erforderlich ist, sollte aber klar sein.

Unser Modul „RICHTLINIEN“ – die digitale Abbildung von Normen als digitale Richtlinienstrukturen

Das Modul RICHTLINIEN in AUDITTRAILS bildet die normativen Anforderungen selbst ab – und zwar digital – fernab vom PDF:

• vollständige Normkapitel in navigierbarer Baumstruktur
• originaler Normwortlaut (unter DIN-Lizenz)
• Versionierung und Pflege von Normfassungen
• Möglichkeit, eigene normative Strukturen (z. B. RiliBÄK, sektorale Regeln) abzubilden

Wichtig:
RICHTLINIEN sind keine Unternehmensrichtlinien, sondern die digitale Referenzebene der Norm.

Sie sind die Quelle, aus der alles Weitere abgeleitet wird.

Modul „INTEGRIERTES MANAGEMENTSYSTEM“ – Umsetzung der Audit-Logik

Auf Basis dieser digitalen Richtlinienstrukturen bildet das Modul
INTEGRIERTES MANAGEMENTSYSTEM in AUDITTRAILS exakt die Logik der Begutachtung ab:

Zu jeder Normanforderung → n Dokumentreferenzen

Beispiele:

• Verfahren
• Arbeitsanweisungen
• Aufzeichnungen
• Nachweise
• Formblätter
• Prozessbeschreibungen
• Normen

Damit entsteht 1:1 die Struktur, die Begutachtende aus dem Teilbegutachtungsbericht kennen. Nicht durch kontextbezogene Ordnerstruktur zum Thema „Begutachtung 2025“, sondern durch eine echte digitale Referenz der Unternehmensinformation zur Normanforderung.

Warum das in der Begutachtung einen echten Unterschied macht

Während der Begutachtung bedeutet das:

• kein Suchen
• kein Erklären von Eigenlogiken
• kein „das müsste hier irgendwo sein“

Stattdessen:

• Normpunkt auswählen
• zugeordnete Dokumente anzeigen
• Vollständigkeit auf einen Blick

Der Begutachtende sieht genau das, was er erwartet – in seiner Denklogik.

Und nicht nur in seiner Denklogik: Auch in der Denklogik, die notwendig ist, um in Zukunft einmal ein Managementsystem aufgebaut zu haben, das mit Hilfe von KI-Instrumenten systemauditierbar sein kann. Spätestens dann muss die Information nicht nur unstrukturiert sondern kontextbezogen validierbar sein. Eben indem man digitale Richtlinienstrukturen für solche Instrumente nutzbar macht.

Blick nach vorn: Digitale Einreichung wird kommen

Akkreditierungsstellen digitalisieren ihre Prozesse.
Portale, strukturierte Uploads, maschinenlesbare Nachweise – all das ist keine Vision, sondern bereits Realität in Ausschreibungen und Projekten.

AUDITTRAILS deckt diese Anforderungen heute schon ab, u. a. durch:

• normbezogene Dokumentzuordnung (Informationszuordnung)
• strukturierte Exporte entlang der DAkkS-Logik
• Vorbereitung auf standardisierte Upload- und Schnittstellenprozesse

Ohne saubere digitale Strukturen auf Behördenseite und dazu passende digitale Richtlinienstrukturen auf Laborseite wird das nicht funktionieren.

Fazit

Wer Akkreditierung ernsthaft zukunftsfähig betreiben will, muss umdenken:

• weg von dokumentzentriertem Chaos
• hin zu anforderungszentrierter Informationsstruktur

RICHTLINIEN in AUDITTRAILS liefern die normative Grundlage.
Das INTEGRIERTE MANAGEMENTSYSTEM in AUDITTRAILS übersetzt sie in prüfbare Realität.

Beides zusammen macht aus Informationen „Dokumente“ und ein auditfestes, digitales Managementsystem.

Wie das Ganze in unserer Softwareplattform AUDITTRAILS funktioniert, entnehmen Sie unserer Wissensdatenbank: