KI-Agent wandelt „PDF-Kalibrierschein to DCC“ in Sekunden

In Deutschland werden pro Jahr 55 Millionen Kalibrierscheine erzeugt. Ein unglaublicher Datenschatz! Kann der mittels KI-Agent gehoben werden?

Wir nehmen die Antwort vorweg: Ja, tausende von Kalibrierscheinen von Ihren Servern können nun einfach verarbeitet werden, die Ergebnisse in das DCC-Format konvertiert werden und sofort grafisch dargestellt werden – die Lösung heißt „KI-Agent“:

Wie künstliche Intelligenz das größte ungelöste Problem der Kalibrierung in akkreditierten Laboratorien löst.

Sie wissen es: Ihr Labor erhält jedes Jahr Dutzende Kalibrierscheine. Jeder kommt von einem anderen Kalibrier-Labor, in einem anderen Format, mit einer anderen Tabellenstruktur. Manche sind drei Seiten lang, manche zwanzig. Manche auf Deutsch, manche auf Englisch. Alle noch als PDF – entweder, weil der Kalibierdienstleister noch keinen „digitalen Kalibrierschein“ erzeugen kann, oder weil sie ihn schlichtweg noch nicht verarbeiten können.

Und jetzt die entscheidende Frage: Passt das Ergebnis auf dem Schein überhaupt zu dem, was Ihr Messverfahren verlangt?

Die ehrliche Antwort der meisten Labore: Man schaut es sich an, vergleicht händisch, und hofft, dass man nichts übersieht.

Das eigentliche Problem liegt tiefer

Bevor ein akkreditiertes Prüflabor überhaupt einen Kalibrierschein in Empfang nehmen kann, muss es eine Definition für die Kalibrierung festlegen. Es muss definieren, was das Prüfverfahren erfordert. (Kapitel 6..6.2 – DIN EN ISO/IEC 17025)

Das klingt trivial. Ist es nicht.

Eine verfahrensbezogene Kalibrierdefinition z.B. legt fest – ohne darauf beschränkt zu sein:

• Welche Messgröße muss kalibriert werden?
• In welchem Messbereich und als welchen repräsentativen Stützpunkten?
• Mit welcher zulässigen Abweichung?
• Welche Messunsicherheit ist akzeptabel?
• Welche Art der Rückführung ist anzustreben?
• In welchem Intervall ist zu kalibrieren?

Diese Definition ist die Anforderung, die man im Idealfall an das Kalibrierlabor schickt, damit es genau das misst, was man braucht – nicht mehr, nicht weniger.

In der Praxis passiert das selten so systematisch. Die Kalibrierscheine kommen rein, werden abgeheftet, und die Konformitätsbewertung – also die Frage „Ist mein Gerät für mein Verfahren noch geeignet?“ – bleibt im besten Fall eine Notiz im Kopf derer, die die Kalibrierscheine prüfen.

55 Millionen Kalibrierscheine sollen digital werden

In Deutschland werden jährlich rund 55 Millionen Kalibrierscheine ausgestellt. Fünfundfünfzig Millionen.

Die Experten in Ausschüssen und Arbeitsgruppen diskutieren seit Jahren über das Digital Calibration Certificate (DCC) – ein maschinenlesbares XML-Format, das die Physikalisch-Technische Bundesanstalt (PTB) entwickelt hat. Die Idee ist richtig und wichtig. Aber wir – die AUDITTRAILS Networks GmbH – hat eine Herausforderung erkannt: Wir nennen es, das „Henne/Ei“ Problem.

Kalibrierdienstleister zögern das DCC tief zu implementieren, weil es Kunden nicht nachfragen – Kunden die das DCC erhalten können es nicht niederschwellig verarbeiten und die Daten daraus einfach nutzbar machen.

Deshalb: Die 55 Millionen Kalibrierscheine sind PDFs. Und sie werden es noch lange bleiben.

Solange Kalibrierlabore ihre Prozesse nicht umgestellt haben und solange Tools zur Verarbeitung nicht vollständig implementiert sind – landen PDFs auf dem Schreibtisch Ihres Labors.

Die Frage ist nicht: Wann kommt der DCC?

Die Frage ist: Was machen wir mit den PDFs, die wir heute haben? Das ist schon ein riesiger Datenschatz, aus dem man Langzeitstabilitäten und Tendenzen ablesen kann und auf Basis dessen man evidenzbasiert Kalibrierintervalle optimieren kann.

Was AUDITTRAILS jetzt kann – der KI-Agent

Wir haben einen KI-Agenten gebaut, der genau diese Frage beantwortet.

Der Ablauf ist denkbar einfach:

1. Kalibrierschein hochladen

Sie ziehen die PDF in AUDITTRAILS – fertig. Kein Abtippen, kein Copy-Paste.

2. KI analysiert den Schein

Innerhalb von Sekunden liest der Assistent den Schein vollständig aus: Geräteidentifikation, Kalibrierlabor, Akkreditierungsnummer, alle Messpunkte mit Nennwert, Messwert, Abweichung, zulässiger Toleranz und Messunsicherheit.

3. Automatische Übernahme in die Kalibrierdefinition

Die extrahierten Daten werden direkt in eine digitale verfahrensbezogene Kalibrierdefinition übernommen – falls es noch keine gibt!

4. Konformitätsbewertung auf Knopfdruck

Das Kalibrierergebnis wird mit der digitalen verfahrensbezogene Kalibrierdefinition verglichen. Liegt ein Kalibrierpunkt außerhalb der definierten Grenzen? Das System kennzeichnet jeden Messpunkt sofort – nach ISO 17025, nachvollziehbar und dokumentiert.

Im Falle zweifelhafter Ergebnisse wird digital der Prozess zur Lenkung nicht-konformer Arbeit eingeleitet und im Gerätelogbuch vermerkt.

Ein echtes Beispiel

Wir haben das System mit Kalibrierscheinen eines akkreditierten deutschen Kalibrierlabors getestet.

Das Ergebnis in Zahlen:

• alle Messpunkte mittel KI-Agent automatisch extrahiert
• 100 % korrekt identifiziert
• 0 manuelle Eingaben erforderlich
• Einrichtung, Kalibrierdefinition und Kalibrierschein vollständig in der AUDITTRAILS Datenbank angelegt – in unter 30 Sekunden
• automatisch Qualitätsregelkarten aus den Kalibrierinformationen erzeugt.
• Den nächsten Kalibrierzeitpunkt errechnet
• Die Datenstruktur geschaffen, die die Übergabe eines Digital Calibration Request (DCR) an den Kalibrierdienstleister zum nächsten Kalibrierfälligkeit ermöglicht.

Zudem wird der Kalibrierschein in eine XML-Datei nach dem DCC-Schema mittels KI-Agent umgewandelt und neben dem PDF sicher gespeichert. Natürlich hält der DCC dann keine digitale Signatur des Kalibrierlabors aber es kann für interne Auswertung in maschinenlesbarer Struktur weiterwevendet werden.

Was früher 15–20 Minuten händische Arbeit bedeutete, dauert heute so lange wie das Hochladen einer Datei.

Und am wichtigsten: die Ergebnisse werden in einer ISO 27001 zertifizierten Infrastruktur abgelegt und gegen die aktuelle Schema-Definition des DCC zur Laufzeit abgeglichen. Das Resultat ist nachvollziehbar, da die Konformitätsbewertung auf einer Laborvorgabe beruht. Ein Audit-Trail dokumntiert, was getan wurde in einem „Human-in-the-loop“ Prozess.

DCC und DCR: Die Welt, wie sie sein sollte – und wie sie heute ist

Das Idealbild ist klar: Das Kalibrierlabor liefert einen DCC – ein maschinenlesbares, von der PTB standardisiertes digitales Kalibrierzertifikat. Das Labor, das die Kalibrierung beauftragt hat, schickt vorab eine digitale Anforderung – ein DCR (Digital Calibration Request) oder ein ähnliches Daten-Konstrukt – und definiert damit exakt, was kalibriert werden soll. Das zurückgelieferte DCC wird automatisch gegen diese Anforderung gematcht: Passt das Ergebnis zur Anforderung? Ist das Gerät für das Verfahren noch geeignet? Die Konformitätsbewertung erfolgt vollautomatisch, fälschungssicher, lückenlos dokumentiert.

Das alles ist heute technisch möglich – auch wenn man noch keinen DCC bekommt auf Basis von PDF.

Die Realität sieht heute so aus. Wer keinen DCC geliefert bekommt, arbeitet mit PDF. Und ein PDF ist ein Bild von Daten, kein Datensatz. Messwerte, Toleranzen, Messunsicherheiten, Einheiten – all das steckt im Dokument, aber es ist für kein System direkt zugänglich. Wichtige Informationen bleiben verborgen. Die Konformitätsbewertung bleibt Handarbeit.

AUDITTRAILS schließt diese Lücke – mit KI-Agent.

Der KI-Agent liest den PDF-Kalibrierschein und interpretiert ihn – so als wäre es ein DCC. Die strukturierten Daten werden extrahiert, in das normkonforme AUDITTRAILS-Datenmodell überführt, Einheiten werden normalisiert, Kalibrierpunkte werden gegen die Kalibrierdefinition geprüft. Das Ergebnis ist dasselbe wie bei einem nativen DCC-Import: eine vollständige, maschinell auswertbare Kalibrierdokumentation nach DIN EN ISO/IEC 17025.

Wenn Ihr Kalibrierlabor zukünftig einen echten DCC ausstellt, kann AUDITTRAILS zusätzlich die DAkkS-Digitalsignatur kryptographisch verifizieren – der Nachweis, dass das Zertifikat wirklich von einem akkreditierten Labor stammt, fälschungssicher und in Sekunden erbracht.

Aber wir warten nicht auf den flächendeckenden DCC-Rollout. Denn die 55 Millionen PDFs warten auch nicht.

Was das für Ihr Labor bedeutet

AUDITTRAILS ist die Digitalisierungsplattform für akkreditierte Laboratorien. Die AUDITTRAILS-17025- und AUDITTRAILS-15189-Managementsystemplattform wird heute bereits in zahlreichen Akkreditierungsverfahren erfolgreich eingesetzt. Der KI-Agent zur gestützten Kalibrierschein-Verabeitung ist ab sofort verfügbar und in Abhängigkeit verfügbarer Trainingsdaten sofort einsetzbar.