Mit drei einfachen Tipps zur Akkreditierung!
Kennen Sie das? Sie beschäftigen sich das erste Mal mit dem Thema „Akkreditierung im Labor“, haben sich die DIN EN ISO/IEC 17025:2018 gekauft und sich das erste mal durchgekämpft? Oder Sie sind gar nur bis zum Kapitel 4.1 Unparteilichkeit gekommen und stellen sich schon die Frage, ob Sie das als internes Labor überhaupt erfüllen können? Sicher sind bei Ihnen unzählige Fragen offen und Sie sind unsicher!
Wenn Sie unsicher sind, wie Sie den Weg zur Akkreditierung schaffen sollen: Wir begleiten Sie dabei – und zwar effektiv!
Wir können Sie beruhigen: Das ist ganz normal. Wer zum ersten Mal die DIN EN ISO/IEC 17025 studiert, der ist zunächst mal etwas erschlagen. Die Norm enthält doch eine ganze Reihe Anforderungen, die Sie vielleicht aus dem Umfeld der ISO 9001 oder der IATF 16949 noch nicht kennen. Anders herum enthält sie auch Aspekte der ISO 9001 und IATF 16949. Dies ist auch der Grund, warum viele Labore, die bereits in einem zertifizierten ISO 9001 bzw. IATF 16949 Umfeld eingebunden sind, den Weg zur Akkreditierung alleine versuchen zu gehen. Hier ist Vorsicht geboten: Die Vorgehensweise der ISO 17025 – und vor allem, wie sie begutachtet wird, ist bedeutend anders. Lesen Sie hierzu auch unseren Artikel zur Unterscheidung von Zertifizierung und Akkreditierung. Insbesondere z.B. in der Umsetzung und Begutachtung der metrologischen Rückführbarkeit geht – aus sehr gutem Grund – die ISO 17025 deutlich tiefer. Daher lautet unser erster Tipp:
TIPP #1 – Nehmen Sie sich einen Profi zur Seite, der Erfahrung bei der Umsetzung der ISO 17025 hat!
Erstgespräch zur Akkreditierung vereinbaren
ISO 17025 einführen, ohne das Rad neu zu erfinden!
Wer sich heute auf den Weg zur Akkreditierung begibt oder sich schon auf dem Weg befindet, der stellt fest: „Eigentlich habe ich ein IT-Projekt an der Backe!“ – Es gibt so viele Dinge zu Regeln, zu dokumentieren, neu zu organisieren und zukunftssicher zu gestalten, dass man meist um die Einführung von Softwarelösungen (Dokument-Managementsystem, Prüfmittelverwaltung, Talent-management-System etc.) nicht rum kommt. Meist werden dann als Alternative oder in Ermangelung von Budget Bordmittel umgebogen, die im Unternehmen bereits vorhanden sind. Das beginnt bei, Prüfmittelmanagement, geht weiter über Dinge wie das Management von „Chancen & Risiken“ oder „Kundenbeschwerden“, „Nichtkonforme Arbeiten“ und „Nichtkonformitäten“ oder „Dokumentlenkung“ bis hin zur Management-Review. Immer tiefgehender begutachtet wird auch das gesamte Thema rund um das Kompetenzmanagement und die Kompetenzbewertung von Mitarbeitern, was ja auch Schwerpunkt der gesamten Norm ist. In Ermangelung ad-hoc verfügbarer Lösungen kommt der Problemlöser Nummer eins in Spiel: EXCEL! Und schon beginnen die Labore, Prüfmittellisten, Mitarbeiterlisten, Zutrittslisten, Kompetenzmatrizes und Dokumentlisten selbst neu aufzubauen und unter Umständen das Rad neu zu erfinden! Das muss nicht sein und kostet unnötigen Aufwand – und hat einen entscheidenden Nachteil: So kommen Sie einigermaßen über die ersten Schritte und auch bis zur Begutachtung. Aber danach tun Sie sich umso schwerer, ein kompliziertes Managementsystem aufrecht zu erhalten. Denn alle Aufzeichnungen und Dokumentation müssen gelenkt werden. Dies ist dann nur mit erheblichem Aufwand möglich und Sie tun sich schwer mit der Akzeptanz.
Wir bei AUDITTRAILS haben uns dazu die Frage gestellt, wie wir es schaffen können, dass Labore nicht jeden Tag das Rad neu erfinden müssen. Wir haben die Anforderungen der ISO 17025 tiefgehend in unserem Team erschlossen und haben für die Abdeckung der Anforderungen das webbasierte Software-Framework AUDITTRAILS-17025 entwickelt. Wir nutzen die Tools und Module im Rahmen unserer Akkreditierungsprojekte und stellen für alle Anforderungen validierte, gelenkte Vorgabedokumente im integrierten Dokumentmanagement zur Verfügung. Die integrierte Prüfmittelverwaltung und die Tools zur Dokumentation metrologischer Rückführbarkeit, oder das Modul zur Dokumentation von „Chancen & Risiken“ machen unzählige Excel-Tabellen für die „Lenkung von Aufzeichnungen“ überflüssig. Die Umsetzung der Software-Module wird dabei unsererseits von erfahrenen DAkkS-System- und Fachbegutachtern validiert und ständig weiterentwickelt. Sie beginnen also mit validen Prozessen und können sich vollständig auf die Ihre Fachlichkeit im Labor konzentrieren. Unser nächster Tipp lautet daher:
TIPP #2 – Erfinden Sie das Rad nicht neu – und profitieren Sie von etablierten Umsetzungen!
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Erstgespräch zur Akkreditierung vereinbaren
Anfangen heißt insbesondere: Anfangen!
Oft bemerkt man in Akkreditierungsprojekten, dass nach den ersten Gehversuchen auch Zweifel aufkommen. Die Mitarbeiter sind sich nicht sicher, ob all die Kompetenzanforderungen wirklich erfüllt werden können. Viele Laborleiter oder Labor-Qualitätsmanagement-Beauftragen scheuen den Aufwand und haben großen Respekt vor den zukünftigen Pflichten oder den Kosten für die Akkreditierung. Wir können aus unserer Erfahrung sagen: Eine Akkreditierung macht Labore besser – und zwar nachhaltig. Sie werden schrittweise besser und gestalten Prozesse sicher, transparent und zukunftsorientiert. Sie entwickeln eine moderne Fehlerkultur und kommunizieren offen Probleme und neue Herausforderungen. Sie werden international vergleichbar und gehören als akkreditiertes Labor zur Weltspitze. Das AUDITTRAILS-Konzept für Akkreditierungsprojekte besteht aus zwei gewinnbringenden Faktoren: Wir nehmen Sie und Ihre Mitarbeiter an der Hand und führen Gap-Analysen durch. Wir schulen Sie und Ihre Mitarbeiter umfangreich, so dass diese sattelfest in der Umsetzung der ISO 17025 sind. Wir stellen Ihnen ein umfangreiches digitales Managementsystem zur Verfügung und beginnen ab dem ersten Tag mit der Implementierung Ihres ISO 17025 Managementsystems. Wir verkaufen keine Software, sondern führen Sie zur Akkreditierung und sorgen für den Erhalt der Akkreditierung über den Akkreditierungszeitraum von 5 Jahren. Daher lautet unser dritter Tipp:
TIPP #3 – Anfangen.
FAZIT
Akkreditierung ist in vielen Aspekten aufwändiger als man denkt. Oft meint man als Laborleiter, dass die ein oder andere Umsetzungsempfehlung von Beratern viel zu übertrieben ist und viel zu viel Aufwand verursacht. Am Ende des Tages haben wir schon oft erlebt, dass genau diese Erfahrung den Unterschied zwischen 5 nicht-kritischen Abweichungen und 20 kritischen Abweichungen macht. Die Akkreditierung zu erlangen ist das Eine – die Akkreditierung aufrecht zu erhalten ist das Andere. Oft ist die Erstakkreditierung noch mit „Welpenschutz“ verbunden. Man meint, man kommt mit so mancher Nachlässigkeit weiter. Aber bei der nächsten Begutachtung zeigt sich dann die Leistungsfähigkeit Ihres Systems. Wir haben auch erlebt, wie jahrelang akkreditierte Labore mit so vielen Abweichungen zu kämpfen haben, dass „Kompetenzverlust“ droht. Das heißt: Verlust der Akkreditierung! Was nicht zuletzt geschäftskritisch ist.
Um die ISO 17025 nach unserem Motto #akkreditierungmussspassmachen umzusetzen, brauchen Sie einen Profi an Ihrer Seite, ein zukunftssicheres, transparentes Managementsystem, das Sie von der Erfahrung anderen profitieren lässt und mit dem Ihre Mitarbeiter gern arbeiten und Sie brauchen den Entschluss anzufangen.
